Der Montagmorgen sieht für die meisten Planerinnen und Planer in der Mode gleich aus, ob der Titel Demand Planner, Einkäufer oder Merchandise Planner heißt. ERP öffnen, Bestandsbericht, offene Bestellungen und die Verkäufe der letzten Woche ziehen. In die Tabelle kopieren. Die E-Mails der Lieferanten über Verzögerungen lesen und die aus dem Vertrieb über einen Kunden, der mehr von einem Style möchte. Zur Mittagszeit weiß die Planung viel über das Geschäft und hat noch keine einzige Entscheidung getroffen.
Die Arbeit selbst ist nicht das Problem. Planer können das gut. Das Problem ist, dass die Woche mit dem Sammeln von Informationen beginnt statt mit dem Handeln, und dass das, was wirklich Aufmerksamkeit braucht, zwischen allem anderen untergeht.
In diesem Artikel geht es darum, das umzudrehen: die Planungswoche mit einer kurzen Liste von Entscheidungen zu beginnen, jede mit einem Grund und einer Frist, statt mit einem Stapel Berichte. Was auf diese Liste gehört, wie sie ehrlich bleibt und wie ein Team sie teilt.
Warum Berichte ein schlechter Ausgangspunkt sind
Ein Bericht zeigt einen Zustand: was auf Lager ist, was bestellt ist, was verkauft wurde. Er sagt nicht, was zu tun ist und bis wann. Die Planung muss jede Zeile lesen und entscheiden, welche zählt – und diese Arbeit wiederholt sich jede Woche, für jeden Bericht, für jede Marke.
Dadurch gehen drei Dinge schief.
- **Das Dringende verschwindet im Großen.** Ein Bericht mit zweitausend Artikeloptionen zeigt die fünf, die vor ihrer nächsten Lieferung ausgehen, genauso wie alle anderen. - **Fristen sind unsichtbar.** Eine Bestellung, die diese Woche raus muss, um rechtzeitig anzukommen, sieht genauso aus wie eine, die einen Monat warten kann. - **Nichts ist je fertig.** Ein Bericht sagt Ihnen nie, dass Sie durch sind. Es gibt keinen Punkt, an dem die Planung weiß, dass sie das Wichtige abgedeckt hat.
Eine Arbeitsliste löst alle drei. Sie zeigt nur, was eine Entscheidung braucht, sie ordnet nach Folgen, und sie wird kürzer, während Sie arbeiten.
Was auf die Arbeitsliste gehört
Die einzelnen Punkte unterscheiden sich je Geschäft, aber in der Mode kehren dieselben Kategorien wieder.
**Bestellungen, die jetzt raus müssen.** Für jeden Artikel gibt es eine letzte Woche, in der Sie bestellen können und die Ware trotzdem ankommt, bevor sie gebraucht wird. Diese Woche hängt von der Lieferzeit ab, einschließlich etwaiger Werksschließungen im Produktionsfenster. Bestellungen jenseits dieses Punkts gehören ganz nach oben.
**Entscheidungen, die getroffen, aber nie abgeschlossen wurden.** Bestellvorschläge, die in den Warenkorb übernommen, aber nie bestellt wurden. Bestellungen, die ans ERP gesendet, dort aber noch nicht bestätigt sind. Jeder Tag, den sie warten, zehrt an der Lieferzeit, mit der sie berechnet wurden, und man nimmt leicht an, sie seien erledigt.
**Artikel, die ausgehen werden.** Artikel, bei denen die Bestandsprojektion vor der nächsten Lieferung einen Fehlbestand zeigt, mit den entgangenen Verkäufen, die folgen. Nicht alle sind zu retten, aber die, die es sind, müssen gefunden werden, solange noch Zeit ist.
**Bestellungen, bei denen sich Luftfracht lohnt.** Bestellungen auf einer langen Seereise, bei denen ein Wechsel zur Luftfracht einen Fehlbestand tatsächlich verhindern würde. Diese Liste sollte kurz sein. Ist sie es nicht, ist die Regel dahinter zu locker. Über diese Entscheidung haben wir in unserem Artikel über Luftfracht in der Mode geschrieben.
**Materialien.** Für Marken, die Stoffe und Zutaten selbst einkaufen: Materialbuchungen, die nötig sind, um die Bestelltermine zu halten, und Materialien, die ausgehen, bevor etwas ankommen kann.
**Aufräumen.** Neue Styles, die eingerichtet werden müssen, bevor sie geplant werden können, und alte, die entfernt werden können, weil sie weder Bestand noch Aufträge haben. Kleine Punkte, aber ein Plan voller toter Styles ist für alle schwerer zu lesen.
**Gemeinsame Aufgaben.** Fragen und Nachfassaktionen, die das Team zu bestimmten Artikeln aufgeworfen hat, damit sie nicht nur in einem Posteingang liegen.
Die Liste ehrlich halten
Eine Arbeitsliste funktioniert nur, wenn man ihr vertraut. Zwei Dinge untergraben dieses Vertrauen schnell.
**Punkte, die wiederkommen, nachdem sie erledigt sind.** Wurde eine Bestellung mit dem Lieferanten besprochen und eine Entscheidung getroffen, sollte sie nicht jeden Montag auf der Liste stehen. Planer brauchen einen Weg, einen Punkt für eine Weile oder dauerhaft beiseitezulegen, ohne ihn vor Kollegen zu verstecken, die ihn vielleicht anders sehen.
**Zahlen, die nicht passen.** Sagt die Liste acht Punkte und die Planung findet sechs, verliert die Liste ihre Autorität. Die Zahl auf der Kachel und die Zeilen dahinter müssen übereinstimmen, und beiseitegelegte Punkte sollten offen gezählt statt stillschweigend weggelassen werden.
Dazu kommt die Balance zwischen zu viel und zu wenig. Eine Luftfrachtliste, die jede späte Bestellung markiert, bringt den Leuten bei, sie zu ignorieren. Eine, die nur Bestellungen markiert, bei denen Fliegen eine Lücke tatsächlich schließt, ist kurz genug, um zu handeln.
Eine Liste für das ganze Team
In den meisten Planungsteams arbeitet mehr als eine Person an derselben Marke. Eine persönliche To-do-Liste im Notizbuch oder in einem E-Mail-Ordner hilft der Kollegin nicht, die am Freitag vertritt.
Die Arbeitsliste funktioniert am besten, wenn sie der Marke gehört: Alle sehen dieselben offenen Aufgaben, egal wer sie angelegt hat, und alle können eine übernehmen. Kommentare zu einem Artikel sollten zu Aufgaben werden können, wenn sie eine Handlung brauchen, und wieder zu Kommentaren, wenn die Handlung erledigt ist. Ein Fortschrittsblick hilft ebenfalls: wie viel des Sortiments diese Woche geplant und diesen Monat prognostiziert wurde und wie viele Aufgaben zuletzt gelöst wurden. Er gibt dem Team und seiner Leitung ein Gefühl dafür, wo die Woche steht, ohne einen weiteren Bericht.
Wie Fashion Planner hilft: Your assistant
In Fashion Planner ist das die Aufgabe von **„Your assistant“**, dem Dashboard der Marke, das jede Planerin und jeder Planer zuerst öffnet. Es besteht aus Kacheln, die jeweils die Artikeloptionen oder Bestellungen zählen, die eine Entscheidung brauchen, und jeweils die Liste dahinter öffnen, sodass Sie direkt handeln können.
Die Kacheln decken die Kategorien oben ab: **„Orders to book this week“**, **„Basket not ordered“**, **„Pending orders“** für Unternehmen, die ihre Bestellungen aus Fashion Planner ans ERP senden, **„Options with potential lost sales“**, **„Purchase orders to check for air freight“**, die Material-Kacheln, **„Options to be activated“** und **„Styles to delete“**. Die Lieferzeiten auf den Kacheln berücksichtigen erfasste Werksschließungen.
Die Luftfracht-Kachel markiert eine Bestellung jetzt nur noch, wenn Fliegen tatsächlich hilft: wenn die eigene Größe der Bestellung vor ihrer Ankunft knapp wird oder wenn die Verfügbarkeit der Artikeloption zwischen Abfahrt und Ankunft der Bestellung sinkt. Zeilen lassen sich für eine bis vier Wochen oder dauerhaft stummschalten. Eine Stummschaltung gilt nur für Sie, und die Kacheln lassen stummgeschaltete Zeilen aus ihren Zahlen heraus und sagen, wie viele es sind, zum Beispiel „8 (1 muted)“.
Unter den Kacheln zeigt der Fortschrittsbereich den Anteil des Sortiments, der diese Woche geplant und diesen Monat prognostiziert wurde, die gelösten Aufgaben und jede offene Aufgabe der Marke, nicht nur Ihre eigenen. Kommentare können zu Aufgaben werden, und eine offene Aufgabe kann wieder zum Kommentar werden. Mehr über die Planung hinter den Kacheln lesen Sie auf unserer Seite zur Bestandsplanung.
Die Woche mit Entscheidungen beginnen
Eine Planungsroutine wird immer Berichte, E-Mails und Gespräche mit Lieferanten und Vertrieb enthalten. Der Unterschied ist, wo sie beginnt. Eine Woche, die mit einer kurzen, ehrlichen Liste von Entscheidungen beginnt, jede mit Grund und Frist, verbringt ihre Zeit mit den Artikeln, die sie brauchen. Eine Woche, die mit Berichten beginnt, verbringt ihren ersten Tag damit herauszufinden, welche Artikel das sind.
Wenn Sie sehen möchten, wie Ihre eigene Arbeitsliste am Montagmorgen aussehen würde, fordern Sie eine Demo an, und wir zeigen es Ihnen mit Ihren eigenen Daten.
